Behandling af dine persondata

Disse oplysninger gælder for din ansøgning til et studie ved Erhvervsakademi MidtVest (EAMV) og den efterfølgende studietid. EAMV er den dataansvarlige for dine persondata. Det betyder, at vi har pligt til at behandle dine data på en ansvarlig måde. Vi har i den forbindelse tilknyttet en databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis opgave er at føre tilsyn med, at EAMVs behandling af persondata sker i henhold til reglerne på området.

Du skal være opmærksom på, at vi udover e-mail også anvender udsendelse til e-boks, og du skal derfor løbende holde dig ajour flere steder.

Ansøgningens persondata: alle ansøgere

Din ansøgning med tilhørende bilag opbevares sikkert og behandles under studiet i et studieadministrativt system, som er godkendt af Styrelsen for It & Læring. Materiale i det studieadministrative system slettes ikke.

Dine oplysninger bliver brugt til at vurdere, om du kan optages på studiet, og vi benytter udelukkende data, som du har opgivet til os.

Dine oplysninger vil blive brugt i anonymiseret form til statistiske formål, f.eks. udarbejdelse af oversigter over studerendes uddannelsesmæssige baggrund, alder, karaktergennemsnit, fuldførelsesprocenter m.v. Anonymiseret vil sige, at vi ikke vil kunne identificere og finde tilbage til dig.

Ansøgningens persondata, ansøgere der optages på et studie

For ansøgere, der optages på et studie, bruges oplysningerne i øvrigt til at administrere studieforløbet, hvilket er nødvendigt for optagelse på EAMV.
EAMV anvender og videregiver persondata til tredje mand med det formål at overholde disses ret til at få oplysninger. Det er f.eks. oplysninger om sygefravær til din bopælskommune (hvis du har et uddannelsespålæg, er under revalidering mv.), oplysninger til SU-styrelsen til brug for tildeling af SU og SVU til uddannelsen samt indberetninger til Uddannelses- og Forskningsministeriet.

For dit brug af akademiets it-systemer anvendes dele af dine oplysninger - f.eks. til trådløst netværk, Fronter, WISEflow, print, UMS mm.

Persondata under studiet

Fotos

Det profilbillede, du har indleveret eller fået taget ved studiestart, vil blive opbevaret i de studieadministrative systemer og vil blive brugt internt til en fotooversigt over klassen.

Til markedsføringsmæssige formål, f.eks. i brochurer eller på hjemmesiden, kan der blive brugt situationsbilleder fra undervisningen og studiemiljøet.

Hvis vi har brug for nærbilleder af dig, vil du blive kontaktet med henblik på at give samtykke.

Ved studiets afslutning kan der blive taget dimissionsfoto. Disse fotos kan blive offentliggjort i trykte og digitale medier. Hvis du ikke ønsker dette, skal du undlade at stille op til dimissionsfoto.

Personlighedstests i undervisningsøjemed

I de tilfælde, hvor personlighedstests indgår som en naturlig del af et undervisningsforløb, vil der ikke blive indhentet personligt samtykke fra hver enkelt studerende til, at resultaterne drøftes på holdet. Den enkelte studerende kan dog anmode underviseren om fritagelse, hvis anmodningen finder sted ved undervisningsforløbets begyndelse.

Umiddelbart efter undervisningsforløbets afslutning sørger underviseren for sletning af testresultaterne.

Projekter/opgaver

De projekter og opgaver, du afleverer i løbet af studiet, vil blive opbevaret i de studieadministrative systemer.

Projekter/opgaver opbevares varigt i systemet URKUND, hvis formål er plagiatkontrol.

Ved aflevering af eksamensopgaver skal du tage stilling til, om dit projekt må offentliggøres.

Karakterer

Eksamenskarakterer opbevares i det studieadministrative system i 30 år efter uddannelsens afslutning. Det er et lovmæssigt krav.

Journalsag over dit studie

EAMV opretter en sag på dig i et journalsystem. Sagen har det formål at opbevare og dokumentere forhold, som angår studiet. Det kan f.eks. være dokumenter, som har betydning for SU, fravær, klager og advarsler. Korrespondance med dig om samme emner opbevares også i dette system.

Materialet slettes 5 år efter, at studiet er afsluttet.

Slettefrister

Slettefrister forlænges i de tilfælde, hvor der verserer en klagesag, indtil klagesagen er afsluttet.

Persondata efter studiet

Da EAMV er forpligtet til løbende at tilpasse uddannelserne beskæftigelsen på arbejdsmarkedet, vil du efter endt studie muligvis blive kontaktet bl.a. pr. mail, e-boks eller telefon med henblik på at deltage i undersøgelser og interviews om din aktuelle beskæftigelsessituation.

Automatiske profiler

Persondata kan bruges til at udarbejde automatiske profiler med henblik på automatiserede afgørelser i forbindelse med studiet. Dine data vil ikke blive anvendt til at generere sådanne automatiske profiler eller afgørelser.

Rettigheder

Du har en række rettigheder, som du kan få opfyldt efter anmodning. Du skal rette din henvendelse til studiesekretæren ved din uddannelse.

  1. Indsigt
    Du kan anmode om indsigt i dine persondata. Tidsrammen for svar er senest en måned efter anmodning, men kan dog forlænges til to måneder i komplekse tilfælde.
  2. Korrektion
    Du har ret til at få rettet persondata om dig, som er ukorrekte.
  3. Sletning
    Du har ret til at få slettet personoplysninger, som ikke længere er nødvendige for at opfylde formålet med at opbevare dem, eller hvis de behandles ulovligt. Hvis dine persondata anvendes anonymiseret til statistiske eller videnskabelige formål, har du ret til at blive slettet fra disse databaser, hvis du selv kan bidrage med yderligere information, der kan identificere dig i sådanne databaser.
  4. Begrænsning
    Du har ret til at få begrænset behandlingen af personoplysninger til det nødvendige.
  5. Underretning om tredjemand
    Hvis du beder om at få slettet eller korrigeret oplysninger i forhold til ovenstående punkt 2 og 3, skal EAMV videregive denne information til andre, som EAMV har givet disse oplysninger videre til, så disse også kan slette og korrigere oplysningerne. Hvis du anmoder om det, har du ret til at få oplyst, hvem disse modtagere er.
  6. Indsigelse
    Du kan gøre indsigelse mod behandling af dine persondata, hvis du: - mener at data behandles ulovligt - har personlige grunde der gør, at du ønsker, at persondata ikke behandles, og disse vejer tungere end EAMVs formål med databehandlingen.
  7. Mulighed for at klage til datatilsynet
    Du kan klage til datatilsynet, hvis du mener, at EAMV behandler dine persondata ulovligt.

Hjemmelsgrundlag

Denne information indeholder oplysninger, som EAMV er forpligtet til at give ansøgere og studerende på baggrund af reglerne i Persondataforordningen.

Der henvises til:

  • Persondataforordningens artikel 6 og 9
  • Persondataforordningens kapitel 3 for så vidt angår dine rettigheder
  • Lov om erhvervsakademier

Denne skrivelse er revideret 25. maj 2018